A gestão de assiduidade vai muito além de simplesmente controlar as entradas e saídas dos colaboradores. Antes de mais, é importante compreender que, em Portugal, este processo está diretamente ligado ao cumprimento de obrigações legais. De facto, quando essas obrigações são negligenciadas, as consequências podem ser sérias, traduzindo-se em penalizações graves para as empresas.
Neste sentido, é essencial que os empregadores estejam atentos às exigências da legislação laboral portuguesa. Ao longo deste artigo, vamos explorar os principais pontos legais relacionados com a assiduidade, bem como apresentar estratégias práticas para garantir que a sua empresa está totalmente em conformidade.
O QUE DIZ A LEI?
A legislação laboral portuguesa, através do Código do Trabalho, estabelece regras claras quanto à obrigatoriedade de registo dos tempos de trabalho. Segundo o artigo 202.º, o empregador deve manter um registo dos tempos de trabalho de cada trabalhador, nomeadamente:
- Horas de início e fim de atividade;
- Períodos de pausa (quando obrigatórios);
- Horas extraordinárias.
Este registo deve ser conservado por um período mínimo de cinco anos e estar sempre disponível para eventuais inspeções da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT).
RISCOS DE NÃO CUMPRIMENTO DA LEGISLAÇÃO LABORAL
Ignorar as obrigações legais relativas ao registo de tempos de trabalho pode ter consequências sérias para qualquer organização. Estes são os principais riscos que as empresas enfrentam:
- Coimas em caso de inspeção da ACT
A Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) realiza inspeções regulares às empresas para verificar o cumprimento da legislação laboral. A ausência de registos de assiduidade, ou registos incompletos/incorretos, pode ser considerada uma contraordenação grave ou muito grave. As coimas podem variar consoante a dimensão da empresa e a gravidade da infração, mas facilmente ultrapassam os milhares de euros por situação irregular.
- Problemas com processos judiciais laborais, como disputas por horas extras
Sem registos válidos, torna-se difícil comprovar se um colaborador trabalhou (ou não) além do horário normal. Isto pode abrir espaço a reclamações por horas extraordinárias não pagas, com potencial exigência de retroativos. Em litígios laborais, os tribunais tendem a favorecer o trabalhador quando não existem provas documentadas por parte da entidade empregadora.
- Impossibilidade de defesa legal em caso de litígio com colaboradores
Na ausência de registos fiáveis, a empresa pode ficar sem base legal para se defender, mesmo em situações onde tem razão. Isso aplica-se, por exemplo, a casos de despedimento com justa causa por faltas injustificadas ou incumprimentos de horário. Sem documentação que comprove a assiduidade (ou ausência), a empresa corre o risco de ver processos decididos contra si, com consequências financeiras e legais.
- Danos à reputação da empresa e perda de confiança por parte das equipas
Importa também referir que a falta de transparência e de organização na gestão da assiduidade pode ter consequências significativas tanto a nível interno como externo. Internamente, os colaboradores podem sentir-se injustiçados ou desconfiados relativamente ao registo do seu tempo de trabalho, o que afeta diretamente a motivação, o engagement e o clima organizacional.
Por outro lado, a nível externo, uma má gestão da assiduidade pode prejudicar a reputação da empresa junto de clientes, parceiros e potenciais talentos — especialmente se situações irregulares vierem a público. Assim, investir em processos claros e fiáveis é também uma estratégia de valorização da marca empregadora.
BOAS PRÁTICAS PARA GARANTIR O CUMPRIMENTO DA LEGISLAÇÃO LABORAL
- Utilize sistemas automatizados de registo de ponto – Relógios de ponto biométricos, cartões RFID ou apps móveis com geolocalização são soluções fiáveis e seguras. Estes sistemas ajudam a eliminar erros manuais e asseguram a integridade dos registos.
- Garanta que os registos são fiéis à realidade – Evite ajustes manuais injustificados. Os registos devem refletir o horário real de trabalho. A manipulação de dados pode ser considerada infração grave.
- Implemente políticas internas claras – Tenha um regulamento interno que defina os procedimentos de registo de assiduidade, com o conhecimento de todos os colaboradores.
- Faça backups regulares dos dados – Salvaguardar os dados em ambientes seguros (como servidores cloud com redundância) protege a empresa de perdas acidentais ou ciberataques.
- Auditorias internas periódicas – Realizar revisões regulares dos registos ajuda a identificar inconsistências e a agir preventivamente.
LIGAÇÃO À FOLHA DE PAGAMENTO E OUTROS PROCESSOS
Para além das obrigações legais, a correta gestão de assiduidade tem um impacto direto em diversos aspetos operacionais da empresa, como o cálculo de salários, a gestão de férias, o controlo de horas extras e o banco de horas. Nesse sentido, é altamente recomendável que o sistema de assiduidade esteja devidamente integrado com o software de Recursos Humanos e de payroll. Dessa forma, é possível otimizar processos, reduzir erros administrativos e garantir maior precisão e eficiência na gestão do capital humano.
O FUTURO DO CONTROLO DE ASSIDUIDADE
Com o avanço tecnológico e a crescente adoção de modelos híbridos de trabalho, é expectável que a legislação venha a evoluir para acomodar estas novas realidades profissionais. Ainda assim, o princípio da transparência, da fiabilidade e da rastreabilidade dos registos continuará a ser um pilar essencial do compliance laboral. Em última análise, independentemente do formato de trabalho, garantir um controlo rigoroso e acessível dos tempos de trabalho será sempre fundamental para assegurar o equilíbrio entre os direitos dos colaboradores e os deveres das empresas.
Cumprir a legislação laboral em matéria de assiduidade não é apenas uma obrigação legal; é, acima de tudo, uma forma de proteger a empresa e valorizar os seus colaboradores. Por conseguinte, adotar práticas de registo fiáveis e consistentes contribui para um ambiente de trabalho mais justo e transparente. Além disso, investir em soluções tecnológicas e em processos bem estruturados revela-se o caminho certo para uma gestão moderna, eficiente e em total conformidade com as exigências legais.
