A transformação digital e os modelos de trabalho mais flexíveis vieram alterar profundamente a forma como se gere a presença e a produtividade das equipas. Para empresas com colaboradores em mobilidade — técnicos, comerciais, motoristas, equipas de assistência —, o controlo de assiduidade e localização é um verdadeiro desafio.

Neste contexto, a geolocalização surge como uma solução poderosa. No entanto, é essencial garantir que a sua implementação respeita a privacidade, os direitos laborais e a confiança dos colaboradores. Afinal, monitorizar não pode ser sinónimo de vigiar.

PORQUÊ MONITORIZAR A LOCALIZAÇÃO DAS EQUIPAS?

O objetivo da geolocalização não é controlar “onde está cada um”, mas sim garantir que as atividades são cumpridas com rigor, segurança e transparência. Eis algumas razões pelas quais as empresas recorrem a esta tecnologia:

• Validação de presença: Confirmar que o colaborador se encontra efetivamente no local de trabalho, como uma obra, cliente ou armazém.

• Otimização logística: Permite melhorar a atribuição de tarefas, planeamento de rotas e minimizar deslocações desnecessárias.

• Gestão de recursos remotos: Facilita a comunicação com equipas que não têm um local fixo de trabalho.

• Cumprimento legal: Em setores regulados, a localização pode ser fundamental para justificar tempos de trabalho e descanso.

A geolocalização, quando bem aplicada, torna-se uma aliada estratégica da operação e da gestão de pessoas.

A PRIVACIDADE DOS COLABORADORES EM PRIMEIRO LUGAR

Um dos maiores receios dos colaboradores é sentir que estão a ser “vigiados” durante todo o dia. É aqui que entra o princípio da proporcionalidade e transparência.

• A localização só deve ser recolhida quando relevante — por exemplo, no momento do registo de ponto ou durante uma tarefa específica.

• A empresa deve apresentar políticas claras, com consentimento explícito e informado do colaborador.

• Os dados devem ser armazenados com segurança, por tempo limitado, e usados apenas para os fins previamente definidos.

   

Ao respeitar estes princípios, a empresa protege-se legalmente e ganha a confiança da sua equipa.

BOAS PRÁTICAS NA IMPLEMENTAÇÃO DESTA FUNCIONALIDADE

1. Transparência
Desde o início, é essencial envolver os colaboradores na mudança. Explicar de forma clara por que motivo será usada a geolocalização, como funcionará e o que se espera deles reduz resistências e constrói uma cultura de confiança.

2. Consentimento Informado
É importante obter a autorização formal de cada colaborador, idealmente integrada nos contratos ou regulamentos internos. Deve também ser possível ao colaborador consultar a sua própria informação, de acordo com o RGPD.

3. Limitação Temporal e Funcional
Evita-se a geolocalização contínua. O ideal é que a localização seja captada apenas no momento de “entrada” e “saída” ou durante tarefas que justifiquem essa informação — e que seja desativada fora do horário de trabalho.

4. Segurança e RGPD
A empresa deve garantir que os dados são encriptados, armazenados com segurança e acessíveis apenas a quem tem autorização. Qualquer violação pode representar sérias consequências legais e reputacionais.

O PAPEL DA TECNOLOGIA: GEOLOCALIZAÇÃO COM RESPONSABILIDADE

A tecnologia pode — e deve — ajudar a simplificar este processo. Um bom exemplo é o InnuxTime HR, o software de gestão de assiduidade e RH da Innux Technologies. Esta plataforma inclui um sistema de registo de ponto virtual com geolocalização, ideal para equipas em mobilidade.

Com o InnuxTime HR, o colaborador regista o ponto através de um telemóvel ou computador, e a localização é captada apenas no momento do registo, garantindo o equilíbrio entre eficiência e privacidade. A gestão pode consultar os dados em tempo real através de dashboards intuitivos, permitindo tomar decisões rápidas e fundamentadas, sem recorrer a métodos invasivos.

A geolocalização é uma ferramenta valiosa no controlo de assiduidade de equipas móveis, desde que usada com ética e responsabilidade. Não se trata de vigiar colaboradores, mas de garantir transparência, eficácia operacional e conformidade legal.

Empresas que adotam esta tecnologia com respeito pela privacidade conseguem não só melhorar os seus processos como também reforçar a confiança e o envolvimento das suas equipas.