Dispor de uma escala de trabalho ou de uma escala de turnos bem elaborada é absolutamente imprescindível se o objetivo passar por ter a equipa bem organizada. E também, para que não haja dúvidas sobre os turnos ou horários que devem ser cumpridos.

O que é uma escala de trabalho?

Uma escala de trabalho é um mapa que organiza os turnos de um funcionário, detalhando as horas de trabalho distribuídas ao longo dos dias da semana. Essa tabela pode ser elaborada para períodos mensais, trimestrais ou até anuais, oferecendo aos trabalhadores a previsão dos seus horários com antecedência. Isso facilita o planeamento tanto das atividades profissionais quanto da vida pessoal, permitindo um melhor equilíbrio entre as duas áreas.

A Importância das escalas de trabalho

As escalas de trabalho são essenciais para garantir a produtividade e o bom funcionamento das empresas, especialmente quando se trata de equipas grandes ou que trabalham em turnos variados. Com esta gestão é assegurado que todos os horários sejam cobertos, evitando sobrecargas e garantindo que cada tarefa seja realizada de forma eficiente. No entanto, a geração e a gestão dessas escalas podem ser tarefas complexas e desafiadoras, principalmente quando feitas manualmente.

O desafio das escalas de trabalho

Gerir escalas de trabalho exige organização, antecipação e, muitas vezes, a necessidade de conciliar diferentes interesses. Uma chefia precisa de distribuir as horas de trabalho de forma justa, considerando as necessidades da empresa e as preferências dos colaboradores, para além das leis trabalhistas, que muitas vezes impõem restrições sobre trabalho e descanso. Em empresas que operam 24/7, como hospitais, hotéis ou farmácias, a gestão de escalas torna-se ainda mais desafiadora, pois os horários podem ser irregulares e a necessidade de cobertura constante exige uma organização impecável.

Quando feita manualmente, essa gestão pode levar a erros, como escalas com sobrecarga de turnos, falta de descanso adequado para os colaboradores, ou até mesmo falhas na comunicação, resultando em funcionários que não comparecem ao trabalho por não terem sido informados da mudança de horário.

Como uma plataforma de gestão de escalas pode auxiliar?

1. Automatização e Agilidade na Criação das Escalas

Uma das maiores vantagens de usar uma plataforma para gerir escalas de trabalho é a automatização. Em vez de criar as escalas manualmente, a chefia pode definir parâmetros como horários, dias de folga e turnos preferenciais dos colaboradores.

2. Redução de Erros e Conflitos

Com uma ferramenta digital, é possível minimizar falhas comuns na gestão de escalas, como sobrecarga de trabalho ou conflitos de horário. A plataforma pode sinalizar automaticamente se um funcionário está com turnos excessivos ou se há lacunas na cobertura das atividades. Isso garante uma distribuição equilibrada de trabalho e descanso.

4. Acompanhamento e Acesso em Tempo Real

Com uma plataforma de gestão de escalas, tanto chefias quanto colaboradores podem acompanhar em tempo real as suas escalas de trabalho. Isso facilita a comunicação e permite que eventuais ajustes sejam feitos com mais agilidade.

5. Conformidade com Legislação Trabalhista

Manter as escalas dentro das normas legais é crucial para evitar problemas trabalhistas. Isto ajuda a garantir que as escalas estejam em conformidade com a legislação vigente, como o controlo de horas extras, intervalos e descanso semanal. Isso não só ajuda a empresa a manter-se dentro da lei, como também assegura que os colaboradores estejam a receber os direitos corretamente.

6. Análise e Relatórios de Desempenho

Uma plataforma de gestão de escalas também oferece relatórios detalhados sobre as horas trabalhadas, a distribuição de turnos e o desempenho da equipa. Esses dados são importantes para as chefias, pois permitem avaliar a produtividade e identificar eventuais problemas na distribuição de trabalho, ajudando na tomada de decisões mais informadas.

InnuxTime HR Escalas – o software que facilita a gestão de turnos da sua equipa

O Innuxtime HR Escalas é um software inovador projetado para ajudar empresas de diferentes setores a gerir e otimizar as escalas de trabalho das suas equipas. Com uma interface simples e recursos avançados, permite que as chefias criem, editem e compartilhem escalas de maneira rápida e sem complicação. Com este software é possível:

• Marcar e desmarcar horários por colaborador
• Visualizar as escalas por turnos e folgas
• Duplicar escalas entre colaboradores
• Visualizar o total de colaboradores em cada turno, com ausências e férias
• Criação e gestão de grupos por departamento
• Visualizar escala anual de cada colaborador
• Imprimir vários relatórios

O InnuxTime HR Escalas é ideal para empresas que procuram uma forma moderna e eficaz de processar as escalas de turno, garantindo mais eficiência e organização no planeamento. Com a utilização do mesmo, as equipas irão trabalhar de maneira mais estruturada e o controlo de horários será muito mais simples e assertivo.