A proteção de dados pessoais é hoje uma prioridade estratégica para qualquer organização. No contexto dos Recursos Humanos, onde se gere diariamente uma grande quantidade de informação sensível, o cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) é não só uma obrigação legal, como também um fator de confiança e credibilidade perante colaboradores e candidatos.

 

Neste artigo, explicamos as principais exigências legais, os riscos do incumprimento e as boas práticas que os departamentos de RH devem adotar. Descubra também como o InnuxTime HR pode ajudar a garantir a conformidade com segurança, simplicidade e transparência.

 

 

O QUE É O RGPD E POR QUE SE APLICA AOS RECURSOS HUMANOS?

 

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), em vigor desde 2018, estabelece as normas para o tratamento de dados pessoais dos cidadãos da União Europeia. O objetivo é claro: proteger os direitos dos titulares dos dados e garantir que as organizações tratem essa informação com responsabilidade, segurança e transparência.

 

No RH, esta legislação aplica-se sempre que se recolhem ou tratam dados que identifiquem uma pessoa: nome, morada, NIF, dados bancários, estado de saúde, entre outros. Cada etapa — desde a contratação ao fim da relação laboral — envolve dados que devem ser protegidos.

APLICAÇÃO DO RGPD EM PORTUGAL 

 

Em Portugal, o RGPD foi complementado pela Lei n.º 58/2019, que adapta as regras europeias ao contexto jurídico nacional. A Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) é a entidade que fiscaliza o cumprimento da lei, podendo emitir orientações, aplicar coimas e atuar perante reclamações.

 

O RGPD exige uma abordagem proativa. Ou seja, as empresas não devem apenas reagir a incidentes — devem estar preparadas para demonstrar, a qualquer momento, que cumprem todas as obrigações legais: consentimento informado, registo de atividades de tratamento, segurança técnica e organizacional, notificação de violações, entre outros.

 

 

AS 3 PRINCIPAIS FORMAS DE VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

 

No contexto de RH, as violações de dados podem ocorrer de várias formas. Eis as três mais comuns:

 

• Violação física: perda, roubo ou acesso indevido a suportes físicos como ficheiros em papel, discos externos ou pens USB. A solução passa por medidas como arquivamento seguro e controlo de acessos físicos.

 

• Violação eletrónica: ciberataques, malware ou acessos não autorizados a sistemas informáticos. Para evitar este risco, é essencial implementar firewalls, encriptação, autenticação multifator e software seguro.

 

• Violação processual: acontece quando os procedimentos definidos pelo RGPD não são respeitados, como recolha de dados sem consentimento, armazenamento inadequado ou falhas no atendimento aos direitos dos titulares.

 

 

7 PRÁTICAS ESSENCIAIS PARA O RH CUMPRIR COM O RGPD

 

Cumprir o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) no departamento de Recursos Humanos exige mais do que conhecimento legal — requer uma abordagem prática, estruturada e contínua. O tratamento de dados pessoais dos colaboradores deve seguir regras claras, desde a recolha à eliminação, garantindo sempre segurança, transparência e respeito pelos direitos dos titulares.

 

Para ajudar a sua empresa a alinhar-se com a legislação e evitar riscos legais e reputacionais, destacamos 7 práticas fundamentais que todas as equipas de RH devem adotar. Estas medidas são a base de uma gestão de dados responsável e eficaz.

 

• Mapear os dados pessoais
  Identifique que dados são recolhidos, onde estão armazenados e quem tem acesso. Este mapeamento é o primeiro passo para reduzir riscos.

 

• Obter consentimento informado
  Para certos dados, é necessário recolher consentimento explícito (ex: imagem, dados biométricos, comunicações internas).

 

• Definir políticas de privacidade claras
  Crie e comunique internamente políticas de tratamento e proteção de dados. Todos os colaboradores devem conhecê-las.

 

• Formar a equipa de RH
  Invista em formação contínua para garantir que os profissionais compreendem a legislação e sabem agir conforme as boas práticas.

 

• Utilizar software seguro e certificado
  Opte por ferramentas que incorporem segurança desde a origem — como o InnuxTime HR, com encriptação, backups automáticos e controlo de acessos.

 

• Gerir prazos de retenção de dados
  Estabeleça períodos claros para manter e eliminar dados. O armazenamento indefinido sem justificação é proibido.

 

• Responder a pedidos de acesso, correção ou eliminação
  Os colaboradores têm o direito de aceder aos seus dados, retificá-los ou pedir a eliminação. Os processos internos devem garantir respostas atempadas.

 

 

INNUXTIME HR: UM ALIADO NO CUMPRIMENTO DA LEI

 

O InnuxTime HR é mais do que uma plataforma de gestão de recursos humanos — é uma ferramenta pensada para apoiar as empresas no cumprimento do RGPD, oferecendo:

 

• Armazenamento seguro com perfis de acesso personalizados;

 

• Gestão centralizada de consentimentos e documentação dos colaboradores;

 

• Controlo automático de prazos de retenção e eliminação de dados;

 

• Portal do colaborador com acesso controlado ao seu perfil e histórico;

 

• Registo de todas as alterações e interações com os dados, facilitando auditorias.

 

Ao implementar o InnuxTime HR, está a investir numa gestão de RH mais eficiente, segura e alinhada com a legislação europeia.

 

 

Num cenário onde a proteção de dados é cada vez mais exigente, os departamentos de Recursos Humanos desempenham um papel crucial na defesa da privacidade e conformidade legal. Com as práticas certas e ferramentas adequadas, como o InnuxTime HR, é possível transformar esta obrigação legal numa oportunidade de melhoria, confiança e profissionalismo.

 

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